Digitale Transformation aller redaktionellen Prozesse

Livingdocs hat uns den Wandel vom Zeitungs-Journalismus zum digitalen Journalismus leicht gemacht.

Julia Haug,
Projektredakteurin Main-Post

Zeiten des Wandels

Auch die Main-Post bekam im letzten Jahrzehnt den immer stärker werdenden Umbruch im Verlagswesen deutlich zu spüren. Undienliche printlastige Workflows und Systeme, eine für die voranschreitende Digitalisierung nicht mehr zeitgemässe Organisationsstruktur und der zunehmende Kostendruck, entstanden durch die kontinuierliche Reduktion von Print-Zeitungsverkäufen, waren relevante Auslöser für ein umfassendes Umdenken und entsprechendes Handeln.

Die Verantwortlichen sahen sich 2015 mit einem damals beinahe schon 25 Jahre alten Redaktionssystem konfrontiert, dem NEWS NT, welches zwar fortlaufend aktualisiert und optimiert wurde, aber dennoch den modernen Anforderungen mit klarem Online-Fokus nicht gewachsen war. Ein radikales Umdenken musste stattfinden – ein Umdenken auf allen Ebenen, ohne jedoch gleich alle Grundlagen, investierten Systeme und Mitarbeitende auszutauschen. So konsultierte das Management der Main-Post die Medien-Unternehmensberatung Schickler, um den anstehenden Transformationsprozess in Gang zu setzen und begleiten zu lassen. Wir schreiben das Jahr 2016. Das Projekt «Aladin» war geboren.

Aladin wünscht sich Livingdocs

Für das dreijährige Projekt «Aladin» wurden drei grosse Wünsche bzw. drei Hauptziele definiert:

1. Die Senkung der Redaktionskosten um 20% (2015-2024)

2. Ein Wachstum nichtsubstituierbarer Inhalte

3. Die medienneutrale Erstellung und Bereitstellung aller Inhalte und die Umstellung auf digitale Workflows (Digital First)

Die Sparziele sollten mit natürlichen Abgängen (Ruhestand) und gleichzeitig höherem Output durch verbesserte Workflows und neuen Redaktionssystemen erreicht werden.

Sehr schnell war klar, dass diese Transformation nicht ohne den umfassenden Einbezug der Mitarbeitenden passieren kann. Mehr als die Hälfte aller Redaktionsmitglieder war in 8 Arbeitsgruppen direkt im Transformationsprozess involviert, über 25 von rund 130 Redakteurinnen und Redakteure bekamen im Zuge des Prozesses neue Rollen und Aufgaben.

Livingdocs als wegweisendes Redaktionssystem zu wählen, lag auf der Hand. Die NZZ Mediengruppe und die Main-Post waren beide langjährige Co-Investoren und Mitentwickler des alten Redaktionssystems NEWS NT und hatten sich seit jeher freundschaftlich über ihre Verlagssysteme ausgetauscht. Die Gewissheit, dass das St.Galler Tagblatt (damals schon Teil der NZZ Mediengruppe) ein ähnliches Profil wie die Main-Post aufwies und eine erfolgreiche Transformation mit Livingdocs hinter sich hatte, liess einer Evaluation nichts mehr im Wege stehen. 2018 fand dann das erste Roll-out von Livingdocs bei der Main-Post statt.

Redakteure arbeiten in Livingdocs. freie Autoren laden Inhalte hoch, anschliessend liegen diese zur Bearbeitung in Livingdocs vor

Themen- und
Produktionsplanung

Digitale Kennzahlen, inkl. Artikelscore

Content-Management-System

Web to Print, Vier-Augen-Prinzip vor Online-Publishing

Datenumwandlung und Archivierung

Produktionssystem für Layout der Printausgaben

Livingdocs ist das Editor-Werkzeug der Main-Post. Festangestellte Autoren erstellen darin ihre Inhalte nach dem Online-First-Prinzip. Aber auch die Stoffe freier Mitarbeiter landen nach dem Upload in Livingdocs, werden redigiert und anschliessend online veröffentlicht. Reguläre Content-Management-Funktionen erfüllt das fCMS. Für das Printlayout arbeitet News NT mit Livingdocs und huGO zusammen. Die KPI-Analyse erfolgt in Webtrekk, die Planung in Desk-Net.

Ein wichtiges Ziel war eben auch, die Print-Produktion sinnvoll umzustellen.

Andreas Kemper,
Leiter Redaktionssysteme und Technik Main-Post

Vom Umbruch zum Durchbruch – die Systemlandschaft

Die erfolgreiche Transformation hin zu einer Organisation, die in jeder Hinsicht, in jedem System und jedem Prozess «Digital First» lebt, ist gelungen! Vorbei sind die Zeiten altmodischer und notgedrungener Print-to-online-Hilfskonstruktionen und der einschränkenden, medienspezifischen Erstellung und Ausspielung von Inhalten. Die Erstellung ist nicht mehr an die Ausspielung gekoppelt. Livingdocs wird, wie bei der Neuen Zürcher Zeitung, auch für die Print-Produktion genutzt. «Ein wichtiges Ziel war eben auch, die Print-Produktion sinnvoll umzustellen», ergänzt Andreas Kemper, Projektleiter Livingdocs & Leiter Redaktionssysteme und Technik in der Chefredaktion der Main-Post.

Livingdocs ist viel mehr als nur «System»

Um den Transformationsprozess möglichst koordiniert und integrativ durchzuführen, hat die Main-Post schon von Projektbeginn an auf zwei designierte Projektredakteurinnen und einen hauptverantwortlichen Projektleiter für Livingdocs gesetzt. Was sich daraus entwickelt hat, geht erfreulicherweise weit über die abgeschlossene Einführung und Integration von Livingdocs hinaus. Julia Haug und Nike Bodenbach, beide vollamtliche Projektredakteurinnen mit vorgängiger Redaktionserfahrung, bleiben die professionelle Schnittstelle zur Redaktion und sind deren Anlaufstelle, wenn Fragen auftauchen.

Selbstverständlich ist die regelmässige, professionelle Schulung der Mitarbeitenden ein wichtiger Bestandteil ihrer Arbeit.

Julia Haug und Nike Bodenbach in Aktion bei einer Livingdocs-Schulung.

Foto: Christoph Weiss, Main-Post

Mit Livingdocs ist es für Autoren inzwischen sehr einfach geworden, ein richtig schönes ‹Storytelling› zu machen.

Julia Haug,
Projektredakteurin Main-Post

Sie nehmen sorgfältig Feedback und Wünsche der Redaktionen auf, verwerten diese konzeptionell und übergeben dann die nötigen Informationen und Anforderungen an die technischen Verantwortlichen und Livingdocs. Ihre Konzeptions-, Entwicklungs- und Strategie-Arbeit befasst sich nicht nur mit Livingdocs, sondern auch damit, wie die ganze Organisation mit ihren Systemen integriert funktioniert. Sie analysieren und planen entsprechende Workflows für den ganzen Publishing-Prozess. Dieses spezifische, koordinierte Zusammenspiel von Redaktion und Technik dürfte für moderne Verlage ein echtes Vorzeigebeispiel darstellen. Livingdocs als hochintegriertes, modifizierbares und stetig weiterentwickelndes System fördert und begrüsst diese Organisations-Philosophie.

Livingdocs hat uns die einfache Erstellung von kompletten ‹digitalen Inhaltspaketen› erst ermöglicht, wo verschiedene Medien-Elemente leicht miteinander kombiniert werden können.

Andreas Kemper,
Leiter Redaktionssysteme und Technik Main-Post

Storytelling und der intuitive Editor

Projektleiter Andreas Kemper beschreibt die «Nutzungstiefe» als wichtigen Erfolg des Einsatzes von Livingdocs bei der Main-Post. Die Redakteure begnügen sich nicht einfach mit dem Nötigsten, sondern erkunden und nutzen Livingdocs in seiner ganzen Bandbreite. Neue Funktionen werden ausprobiert und ins eigene Skills-Set eingebaut, was sich wiederum positiv auf die inspirierte Schreibkunst auswirkt. Mit dem Editor sind die gesamte Handhabung und die Inhaltserstellung viel intuitiver geworden, und mit dem medienneutralen «Digital First»-Ansatz bleibt der Redaktion mehr Kapazität für Kreativarbeit.

«Livingdocs hat uns die einfache Erstellung von kompletten ‹digitalen Inhaltspaketen› erst ermöglicht, wo verschiedene Medien-Elemente leicht miteinander kombiniert werden können.» Digital ist attraktiver geworden! Das hat gleichzeitig «mainpost.de» attraktiver gemacht: Nach der Einführung von Livingdocs konnten sie nämlich einen beachtlichen Leser-Zuwachs verzeichnen. Und als angenehmen Nebeneffekt, durch diese Umstellung und durch die sinnvolle Anpassung der Print-Produktion, sind auch die Print-Produkte besser geworden.

Mit neuen Tools tun sich neue Möglichkeiten auf. Die Erzählweise hat sich vielerorts weiterentwickelt. Bei der Main-Post wurde das «Digital Storytelling» ebenfalls stark gefördert und ausgebaut. Ein repräsentatives Beispiel ist unter anderem die «Main-Post-Story»-Rubrik.

Mit dem Story-Format erweitert sich die Palette der Erzählweisen zusätzlich zu alltäglichen Multimedia-Artikeln. Und damit auch der Anreiz für Leser, Online-Abonnenten zu werden.

Julia Haug freut sich, «Mit Livingdocs ist es für Autoren inzwischen sehr einfach geworden, ein richtig schönes ‹Storytelling› zu machen.»

Ende gut, alles… geht weiter!

Die digitale Transformation ist kein Prozess, der irgendwann abgeschlossen ist. Das Projekt «Aladin» ist offiziell beendet. Die Transformation geht jedoch weiter. Das Projekt wird zum Programm. So geht digital. Die Technik bleibt in Bewegung, die Gesellschaft auch. Die Main-Post hat mit ihrem eindrucksvollen Engagement ein starkes Fundament gelegt, das in die Zukunft weist und sie diese ein Stück weit mitbestimmen kann.

Als Nächstes steht die stärkere Verknüpfung der Inhalte-Planung und der Inhalte-Erstellung an. Auch hierbei unterstützt Livingdocs die Main-Post gerne – mit ihrer entsprechenden Desk-Net-Livingdocs-Integration.