Die leise aber mächtige Umstellung auf Livingdocs

Neue Anforderungen – neues System

«Heute.at» wurde seit 2017 mit einem CMS bespielt, das beim Schweizer Mehrheitseigentümer des Digitalbereichs von «Heute» im Einsatz war. Dieses System erfüllte mit einem eher hohen Grad an Komplexität und einem grossen Funktionsumfang die Anforderungen einer modernen Online-Redaktion grundsätzlich sehr gut. In der Praxis kam dennoch der Wunsch auf, rascher und eigenständiger auf neue Bedürfnisse im täglichen Geschäft eingehen zu können und das Development auch auf längere Sicht flexibler gestalten zu können.

Aus Überlegungen bezüglich Aufwänden jeglicher Art mussten demnach für die Umstellung auf ein neues Redaktionssystem ein Konzept und ein System her, welche die Kosten wie auch die Arbeitsbelastung so niedrig wie möglich halten und trotzdem den höchsten Ansprüchen genügen würden. Es sollte also eine leise aber mächtige Umstellung passieren, bei der die Leserschaft auf den ersten Blick nichts bemerkt, aber – etwa durch schnellere News-Produktion und neue Storytelling-Elemente – auch von der Systemoptimierung profitiert.

Das Frontend sollte von der Umstellung des dahinterstehenden Systems weitgehend unberührt bleiben. Das reduzierte in manchen Bereichen die Komplexität des Unterfangens und sollte etwaige Verluste im SEO-Bereich minimieren, brachte aber ganz eigene Problemstellungen mit sich – schliesslich musste hier, bildlich gesprochen, der Motor eines Autos in voller Fahrt ausgetauscht werden. Ein Projekt, das geradezu auf Livingdocs zugeschnitten war.

Livingdocs – das ideale «Headless»-System

Wenn Medienunternehmen ihre Publishing-Infrastruktur ersetzen, gestalten sie normalerweise auch gleichzeitig den Auftritt ihrer Online-Portale neu. Allerdings ist das nicht immer nötig und manchmal auch nicht gleich sinnvoll. Viele CMS sind an das «Frontend» (Webseite) gekoppelt, an welches die Inhalte ausgespielt werden. Als «Headless»-CMS hat Livingdocs aber keine Präferenz bezüglich Frontend, das seinen Content konsumiert. Es kann grundsätzlich alle Frontends bedienen, die zudem auf den verschiedensten, verfügbaren Technologien basieren können. Selbstverständlich blieb es dennoch eine interessante Herausforderung, für «Heute.at» die perfekte Lösung zu entwickeln, welche die alte Plattform einwandfrei ersetzen kann, ohne das vorhandene Frontend visuell oder technisch in tiefgehender Weise zu verändern. Einer der wichtigen Ansätze war zum Beispiel, auf dem Livingdocs-Server eine eigene Schnittstelle für das bisherige Frontend anzubringen, das einen reibungslosen Wechsel zwischen den dahinterstehenden Systemen erlaubt.

Der modulare Aufbau von Livingdocs erlaubt es dem In-House-Team, Komponenten auf Übersichtsseiten und innerhalb von Artikeln frei zu gestalten und auf das Feedback der Redaktion einzugehen.

Clemens Pilz,
Leiter für Digitale Entwicklung Heute.at

Grosser Spielraum für Anpassungen

«Heute.at» benötigte ein möglichst flexibles und offenes System, das auf die spezifischen Bedürfnisse der Redaktion zugeschnitten werden konnte. Das Development sollte die Möglichkeit haben, das CMS auch nach der Umstellung weiter zu entwickeln, ohne Anbindung und Support für das Kernprodukt zu verlieren.

Clemens Pilz, Leiter für Digitale Entwicklung bei «Heute.at» zeigt sich zufrieden: «Der modulare Aufbau von Livingdocs erlaubt es dem In-House-Team, Komponenten auf Übersichtsseiten und innerhalb von Artikeln frei zu gestalten und auf das Feedback der Redaktion einzugehen.» Dieses Prinzip gewährleistete auch die reibungslose Einbindung externer Komponenten wie Video-Player, Umfragetools und Visualisierungen, die für ein zeitgemässes journalistisches Storytelling unabdingbar sind. Besonderer Wert wurde auf eine intuitive Bedienung gelegt – langjährige Print-Journalisten sollten mit dem System genauso umgehen können wie junge «Digital Natives». Das CMS sollte also nicht wie eine Schranke den Einstieg in die Online-Arbeit blockieren, sondern durch übersichtlichen Aufbau und vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten dazu einladen.

«In der Zusammenarbeit mit dem ‹Heute›-Team legte Livingdocs ein hohes Mass an Improvisationsbereitschaft und Flexibilität an den Tag», erzählt Clemens Pilz. Um den Arbeitsprozessen der Redaktion entgegenzukommen, wurden zum Kernprodukt noch mehrere Features hinzugefügt, darunter neue Upload-Möglichkeiten für Fotos, umfangreichere Suchfunktionen, eine Zeichenbegrenzung für den Artikel-Titel sowie die Platzierung von Geschichten auf Übersichtsseiten mit speziellen Tags.

Spielt Breaking News zeitnahe online aus.

Unterteilt nach inhaltlicher Zuständigkeit, arbeiten mit Livingdocs und InDesign.

Erstellt Layout für Print-Seiten.

Redaktionelle Schnittstelle für Online-Berichte. Erweitertes Storytelling durch externe Tools (Shorthand, Pinpoll, Infogram, AnyClip…).

Redaktionelle Schnittstelle für Print-Berichte. Layout und Redaktion erstellen gemeinsam die Print-Seiten.

Platzierung von Werbung direkt in das Frontend, Platzhalter werden in Livingdocs angelegt.

Übersetzt zwischen Livingdocs und Frontend.

Leser werden direkt über «Heute.at» erreicht, sowie über Social Media, Suchmaschinen, News-Feeds, Push-Alerts, etc.

Erscheint in Wien, NÖ, OÖ. Burgenland.

Arbeitet konvergent, recherchiert Themen für Online und Print.

Über digitale Kanäle – Google Analytics, Taboola Newsroom, Social-Media-Statistiken, Kommentarfunktion.

Über Leserbriefe, Telefonate, E-Mails.

Die «Heute»-Redaktion arbeitet konvergent – das heisst: MitarbeiterInnen recherchieren ihre Storys und verfassen danach sowohl Print-, als auch Online-Berichte. In der Zeitungs-Produktion werden gemeinsam mit dem Layout Seiten designt, die anschliessend direkt in Adobe InDesign befüllt und am Ende des Tages als PDFs in die Druckerei geschickt werden. In Livingdocs bereiten die RedakteurInnen ihre Geschichten für «Heute.at» auf, reichern sie mit multimedialen Elementen an und spielen sie nach der Publikation durch die Chefredaktion über digitale Verbreitungskanäle aus.

Eine der neuen Wunsch-Funktionen ist die Zeichenbeschränkung, welche die jeweils eingegebenen Zeichen pro Komponente zählt, anzeigt und auf ein gesetztes Maximum beschränkt.

Akzeptanz in der Redaktion

Das Feedback der Redaktion fiel während der Einschulung und in den ersten Wochen nach der Umstellung durchwegs positiv aus. Vor allem der übersichtliche Aufbau des Systems auf Artikel-Ebene und die intuitive Befüllung zentraler Elemente wurden gelobt. Anpassungen im Workflow waren wegen der Corona-Pandemie und der daraus resultierenden Heimarbeit grosser Teile der Redaktion eine Herausforderung, spielten sich aber nach einigen Tagen gut ein: Die Proofreading-Funktion in Livingdocs erlaubt etwa je nach Situation unterschiedliche Herangehensweisen beim Publizieren von Storys. Ein Redakteur kann seinen fertigen Artikel im Regelfall an seinen Ressortleiter weiterstellen, der die Story redigiert und sie der Chefredaktion zum Publizieren übermittelt. Bei Bedarf kann ein Mitarbeiter die Geschichte aber auch direkt an die Redaktionsleiter weiterleiten – oder bei Breaking News, wenn ihm die Berechtigung dazu erteilt wurde, die Meldung direkt online stellen und im Frontend platzieren.

Die Corona-Krise als Nagelprobe

Die Umstellung auf Livingdocs wurde von langer Hand geplant, die Corona-Krise traf das «Heute»-Team dann ausgerechnet in der heissesten Phase. Nicht nur die Kommunikation mit Livingdocs konnte wegen der Pandemie in den finalen Wochen nur über Chats, Telefonate und Videokonferenzen geführt werden – zwischen Österreich und der Schweiz ging der Grenzbalken hinunter – auch «Heute»-intern mussten ganz neue Wege gefunden werden.

«Ursprünglich sollten sämtliche Mitarbeiter in umfangreichen, persönlichen Schulungen an das neue System herangeführt werden. Wegen der Gefahr einer Infektion mit dem Coronavirus war daran aber nicht mehr zu denken», sagt Clemens Pilz. Um trotz der Krise am Zeitplan festhalten zu können, wurden detaillierte Schulungsunterlagen mit Video-Tutorials, Handbüchern und Online-Hangouts für die Redaktion produziert. «Dass die Umstellung auf das neue CMS unter diesen widrigen Umständen geglückt ist, ist der Improvisationsbereitschaft unseres Teams sowie dem persönlichen Einsatz unserer RedakteurInnen zu verdanken, die sich im Home-Office in Livingdocs eingearbeitet haben.»

In Zusammenarbeit mit dem Livingdocs-Team ist es gelungen, ein Produkt zu entwickeln, das auf technischer Ebene den höchsten Ansprüchen gerecht wird.

Clemens Oistric,
Chefredakteur Heute.at

«Heute» ist bereit für Morgen

Die Umstellung von «Heute.at» ist ein hervorragender Beweis dafür, dass das umfassende und inspirierende Publishing-Erlebnis von Livingdocs überall und sogar unter erschwerten äusseren Bedingungen integriert und implementiert werden kann – auch «hinter» einem bereits vorhandenen Portal, das nicht primär für seine Leser verbessert wurde, sondern vor allem für seine Redakteure und Entwickler. «Heute.at»-Chefredakteur Clemens Oistric zeigt sich erfreut: «In Zusammenarbeit mit dem Livingdocs-Team ist es gelungen, ein Produkt zu entwickeln, das auf technischer Ebene den höchsten Ansprüchen gerecht wird. Die eingängige Bedienung und der modulare Aufbau garantieren Schnelligkeit und Flexibilität in unserer täglichen News-Produktion.»

Durch die Umstellung auf das neue System kann das «Heute»-Development zukünftig unmittelbar auf die Wünsche der Redaktion eingehen und das CMS parallel zum laufenden Betrieb weiterentwickeln und auf die laufende Produktion zuschneiden. Erste Projekte wurden bereits in den Wochen nach dem Launch formuliert, geplant sind mittelfristig nicht nur Komfort-Features, sondern auch neue Möglichkeiten im Storytelling-Bereich. Hierbei werden Frontend und Backend gemeinsam weitergedacht um den Redakteuren Freiheit bei der Visualisierung ihrer journalistischer Inhalte zu geben.